Apakah Anda mengetahui perbedaan antara kuitansi dan nota? Kedua dokumen ini sama-sama berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi ada perbedaan yang cukup halus di antara keduanya. Dalam dunia transaksi jual-beli, terdapat berbagai istilah yang berkaitan dengan bukti tertulis, seperti invoice atau surat tagihan, faktur, serta kuitansi dan nota.
Khususnya dalam hal kuitansi dan nota, masih banyak orang yang tidak mengenal perbedaan esensial di antara keduanya, dan seringkali menganggap keduanya sama. Namun, pada kenyataannya, ada perbedaan yang signifikan antara kuitansi dan nota. Menurut definisi dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kuitansi adalah surat bukti penerimaan uang, sementara nota adalah tanda jual beli secara tunai.
Artikel ini akan secara rinci menjelaskan perbedaan antara kuitansi dan nota, jadi mari kita teruskan hingga akhir untuk memahami perbedaannya secara lebih mendalam.
Pengertian Kuitansi
Sebelum beranjak membandingkan beda kuitansi dan nota, kamu perlu tahu terlebih dahulu pengertian masing-masing istilah. Menurut Investopedia, kuitansi adalah pengakuan tertulis bahwa sesuatu yang berharga telah ditransfer dari satu pihak ke pihak lain.
Kuitansi biasanya diterima konsumen dari penjual dan penyedia layanan. Namun, ada pula kuitansi yang diterbitkan dalam transaksi antarbisnis atau B2B (business-to-business) dan pasar saham.
Sebagai contoh, pemegang kontrak berjangka umumnya diberikan instrumen pengiriman. Ini bertindak sebagai kuitansi yang dapat ditukar dengan aset dasar ketika kontrak berjangka berakhir. Selain menunjukkan kepemilikan, kuitansi penting untuk alasan lain.
Misalnya, ketika pelanggan hendak mengembalikan produk, penjual akan meminta kuitansi sebagai bukti bahwa produk tersebut memang dibeli di tempatnya.
Dalam hal ini, kuitansi bisa menjadi alat jaminan atau garansi dalam periode waktu tertentu. Bagi bisnis, menyimpan kuitansi juga penting untuk keperluan menghitung pajak.
Pengertian Nota
Kini, kamu sudah tahu apa pengertian kuitansi. Hal selanjutnya sebelum mengetahui beda kuitansi dan nota, pahami dahulu pengertian nota. Nota adalah bukti bahwa suatu transaksi jual beli antara penjual dan pembeli dilakukan secara tunai. Biasanya, nota dibuat sebanyak dua rangkap. Salinan lembar pertama diambil oleh pembeli, sedangkan lembar kedua disimpan oleh penjual.
Bagi penjual, nota diperlukan untuk pencatatan keuangan dalam pembukuan. Oleh karena itu, nota perlu diarsipkan. Ada pun bagi pembeli, nota berfungsi sebagai bukti pembelian bahwa ia sudah melakukan pembayaran secara tunai. Terdapat dua jenis nota yang berbeda, yakni nota debit dan nota kredit. Berikut ini penjelasannya secara terperinci.
1. Nota Debit
Masih menurut Investopedia, nota debit adalah dokumen yang mencatat dan memberi tahu pelanggan tentang penyesuaian debit yang dilakukan ke rekening bank masing-masing. Penyesuaian yang dilakukan pada akun, dapat mengurangi dana dalam akun, tetapi di buat untuk tujuan tertentu dan hanya digunakan untuk penyesuaian di luar debit normal. Alasan diterbitkannya nota debit, berkaitan dengan biaya bank, tagihan yang rendah, atau pembetulan saldo positif yang tidak disengaja dalam suatu akun.
2. Nota Kredit
Ada pun nota kredit menurut Accounting Tools, merupakan dokumen yang diterbitkan oleh penjual barang atau jasa kepada pembeli untuk mengurangi jumlah yang harus dibayar pembeli kepada penjual.
Nota kredit biasanya mencakup perincian persis mengapa jumlah yang tercantum di situ dikeluarkan. Nantinya, nota ini dapat digunakan untuk mengumpulkan informasi tentang mengapa penjual menerbitkannya.
Nota kredit dapat diterbitkan karena pembeli mengembalikan barang kepada penjual atau ada perselisihan harga. Bisa juga karena alasan lain yang membuat pembeli tidak membayar penuh jumlah yang ada dalam invoice.
Penjual mencatat nota kredit sebagai pengurangan saldo piutang usaha, sedangkan pembeli mencatatnya sebagai pengurang saldo utang usaha.
Ini Beda Kuitansi dan Nota
Setelah tahu pengertian keduanya, kamu mungkin sudah mendapat gambaran umum mengenai beda kuitansi dan nota. Keduanya sama-sama bisa dijadikan bukti pembayaran yang disimpan oleh masing-masing pihak sebagai dokumentasi. Namun tetap ada sedikit perbedaan di antara keduanya.
Berikut ini penjelasan beda kuitansi dan nota yang terlihat di antara keduanya.
1. Fungsi
Beda kuitansi dan nota yang pertama, terlihat dari fungsi. Seperti yang disebutkan sebelumnya, nota merupakan bukti transaksi jual beli yang dilakukan secara tunai. Kuitansi juga dapat digunakan sebagai bukti transaksi, tetapi tidak selalu untuk transaksi yang dilakukan secara tunai.
Ada kalanya penjualan dilakukan secara kredit. Pada saat pembeli melakukan pembayaran secara berangsur, kuitansi dikeluarkan sebagai bukti terima uang. Jumlah uang yang tertera di kuitansi, sesuai dengan dibayarkan pembeli pada saat itu, bukan jumlah total pembelian.
2. Tujuan
Beda kuitansi dan nota dari segi tujuan juga ada. Nota biasa dibuat dua rangkap untuk jadi bukti transaksi dua belah pihak, yakni penjual dan pembeli. Kuitansi juga bisa dibuat salinannya, tetapi tujuannya lebih sebagai bentuk pengakuan bahwa uang sudah diberikan pihak pembeli ke pihak penjual.
Bukti pengakuan berbentuk kuitansi ini diberikan oleh penjual kepada pembeli. Penjual bisa saja menyimpan salinannya. Namun, penjual lebih bisa mengandalkan catatan invoice, karena penerbitan kuitansi biasanya didasarkan atas pembayaran secara angsuran.
3. Pengabsahan
Beda kuitansi dan nota selanjutnya, dilihat dari pengabsahan. Karena nota merupakan bukti transaksi yang dilakukan secara kontan atau tunai, bisanya tidak perlu pengabsahan yang formal. Terkadang pemberian paraf pada nota sudah cukup. Nota yang dikeluarkan dari mesin kasir pun tidak perlu dibubuhi tanda tangan atau cap lagi.
Ada pun kuitansi membutuhkan tanda tangan dari pihak penerima pembayaran sebagai pengakuan bahwa ia sudah mendapatkannya. Bisa pula dengan menambah materai.
