Mengenal Istilah Reimburse dan Tips Mengajukannya

Tidak bisa disangkal bahwa istilah “reimburse” atau “reimbursement” adalah sesuatu yang akrab dan berhubungan erat dengan masalah keuangan. Ketika waktunya tiba untuk mengajukan reimbursement, para karyawan diminta untuk mencatat setiap pengeluaran yang telah mereka keluarkan dengan uang pribadi demi kelancaran operasional perusahaan.

Pada dasarnya, tindakan ini bertujuan untuk menggantikan uang yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan perusahaan. Namun, apa sebenarnya yang dimaksud dengan reimbursement? Dan apa saja jenis pengeluaran yang bisa diklaim melalui benefit ini? Mari kita selidiki lebih lanjut dalam penjelasan berikut.

Apa Itu Reimburse?

Mungkin sebagian dari kamu masih belum terlalu paham mengenai istilah yang satu ini. Dilansir dari Investopedia, reimburse adalah kompensasi yang dilakukan suatu perusahaan untuk pengeluaran yang dikeluarkan oleh karyawan dengan menggunakan uang pribadinya. Ia merupakan salah satu benefit yang menjadi hak utama karyawan.

Maka dari itu, ketika ada suatu keperluan yang menyangkut kepentingan perusahaan dan harus menggunakan uang pribadi terlebih dahulu, kamu nantinya dapat mengajukan reimbursement. Secara tidak langsung, perusahaan akan mengganti rugi uangmu dengan persyaratan kamu harus mempunyai bukti pembayaran, invoice, dan sebagainya.

Akan tetapi, tidak semua uang yang kamu gunakan secara pribadi dapat di-reimburse oleh perusahaan. Biasanya, setiap perusahaan memiliki kebijakannya masing-masing. Oleh karena itu, kamu harus memhami kebijakan itu saat hendak mengajukannya.

Apa Saja yang Dapat Di-reimburse?

Seperti yang sudah  dipaparkan, reimbursement adalah keuntungan yang biasanya menjadi hak pekerja dalam sebuah perusahaan. Namun, terkait apa saja yang dapat dikompensasi pada dasarnya adalah kebijakan dari masing-masing perusahaan. Terlepas dari itu, di bawah ini ada beberapa tipe pengeluaran yang umumnya dapat diajukan:

1. Penggantian biaya bisnis

Dilansir dari People Keep, penggantian biaya bisnis adalah salah satu hal yang bisa kamu reimburse. Ada banyak contoh jenis pengeluaran yang biasa dilakukan dalam biaya bisnis.

Sebagai contoh, kamu menggunakan pulsa pribadi untuk menelepon klien, membayar perlengkapan kantor, program pelatihan karyawan, menggunakan sewa tempat, dan sebagainya. Jangan lupa untuk mencantumkan data yang lengkap saat mengajukan, seperti total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan keterangan pengeluaran untuk apa.

2. Penggantian biaya perjalanan bisnis

Biasanya, karyawan akan diperintahkan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis, baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Nah, saat perjalanan bisnis tentu kamu harus mengeluarkan beberapa biaya, seperti tiket pesawat, akomodasi dan transportasi selama di tempat kerja, dan lain-lain.

Dalam keadaan seperti itu, reimburse adalah hal yang bisa kamu ajukan kepada perusahaan. Namun, perlu diperhatikan bahwa tidak semua perusahaan menerapkan tipe reimbursement yang satu ini. Sebab, ada beberapa perusahaan yang sudah memberikan tunjangan transportasi kepada karyawannya.

3. Penggantian biaya kesehatan

Beberapa perusahaan menyediakan reimbursement dalam bidang kesehatan kepada karyawannya saat sedang mengeluarkan biaya untuk kesehatan, perawatan, dan obat-obatan. Namun, ada juga beberapa perusahaan yang sudah menyediakan fasilitas kesehatan kepada karyawannya berupa tunjangan BPJS.

Tips Mengajukan Reimbursement

1. Persiapkan dokumen yang diperlukan

Sebelum mengajukan reimburse, salah satu hal yang perlu kamu siapkan adalah dokumen atau data pendukung. Dokumen tersebut biasanya berupa bukti pembayaran, invoice dan sebagainya. Jangan sampai dokumen-dokumen tersebut hilang saat hendak mengajukannya. Pastikan juga dokumen yang akan kamu sertakan itu asli dan bukan salinan. Sebaiknya, setelah melakukan pembayaran, simpan buktinya dengan rapi agar mudah dicari.

2. Lakukan reimbursement secepatnya

Usahakan untuk melakukan proses secepat mungkin. Tidak berlama-lama saat mengajukan reimbursement adalah hal yang sangat penting. Pasalnya, perusahaan juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk memroses pengajuan dari banyak orang.

Sebisa mungkin jangan menunda-nunda saat perusahaan sudah menetapkan batas waktu untuk mengajukan penggantian tersebut. Selain agar memenuhi tenggat yang ditetapkan perusahaan, hal itu juga dilakukan untuk meminimalisir risiko hilangnya bukti pembayaran.

3. Pahami syarat dan prosedur pengajuan reimbursement

Hal berikutnya yang perlu kamu lakukan sebelum meminta reimburse adalah untuk memahami syarat dan prosedur pengajuannya. Setiap perusahaan pasti memiliki syarat dan prosedur reimbursement yang berbeda-beda bagi karyawan. Oleh karena itu, baca dan pahami dengan baik apa saja syarat dan langkah-langkah yang harus kamu lakukan. Dengan begitu, reimbursement-mu dapat dipenuhi oleh perusahaan.

Pasalnya, jika tidak memenuhi persyaratan besar kemungkinan permintaan penggantian tersebut akan hangus. Jadi, pastikan kamu paham terlebih dahulu syarat dan ketentuan yang berlaku saat mengajukannya.

4. Cek kembali apa yang ingin diajukan

Melakukan pengecekan ulang adalah hal yang penting dilakukan sebelum pengajuan reimburse. Hitung jumlahnya dan pastikan tidak ada yang tertinggal satu pun. Jangan sampai mengajukan multiple reimburse, yaitu pembayaran yang dilakukan dan tidak ada sangkut pautnya dengan keperluan perusahaan. Hal tersebut akan dianggap sebagai kecurangan oleh perusahaan.

5. Hitung kembali pengembalian uang

Setelah pengajuan kamu disetujui dan dibayar oleh perusahaan, coba hitung kembali uang tersebut. Apabila jumlahnya kurang dari apa yang sudah kamu paparkan dalam pengajuan reimbursement, kamu bisa meminta kembali kepada perusahaan dengan mengajukan bukti pembayaran yang ada.

Itu dia penjelasan singkat mengenai apa itu reimbursement. Pada dasarnya, reimburse atau reimbursement adalah salah satu upaya dari perusahaan untuk menggantikan uang dari karyawan yang digunakan untuk keperluan bisnis. Dengan adanya hal ini, karyawan tidak perlu khawatir lagi uangnya tidak akan diganti oleh perusahaan.