Kerja Tim makin produktif jika melakukannya dengan teknik RACI yang bisa kamu implementasikan. Pernahkah kamu menghadapi tantangan dalam mengorganisir pembagian tugas saat mengelola suatu proyek? Jika jawabannya ya, mungkin saatnya Anda mempertimbangkan penerapan teknik matriks RACI untuk menentukan peran setiap anggota tim.
Teknik ini sangat bermanfaat untuk proyek-proyek yang kompleks dengan jangka waktu yang panjang, melibatkan banyak pihak, tugas, dan pencapaian. Dengan menerapkan matriks RACI, komunikasi dan alur kerja dalam proyek dapat berjalan lebih efisien, dan aspek-aspek detail yang krusial tidak akan terlewatkan. Untuk memahami lebih dalam mengenai RACI, mari kita eksplorasi penjelasannya melalui artikel ini.
Kerja Tim Makin Produktif dengan Teknik RACI
Apa itu Teknik RACI?
Teknik atau matriks RACI merupakan salah satu alat yang digunakan untuk membagi tanggung jawab pekerja dalam manajemen proyek. RACI merupakan singkatan dari berikut:
Responsible (Bertanggung Jawab): merupakan orang yang bertanggung jawab untuk melakukan dan menyelesaikan pekerjaan yang di delegasikan. Pihak yang bertanggung jawab biasanya berada di tim proyek dan biasanya merupakan pengembang atau pencipta. Setiap tugas atau kegiatan harus memiliki setidaknya satu orang yang bertanggung jawab dan dapat memiliki beberapa orang.
Accountable (Akuntabel): merupakan orang yang bertanggung jawab untuk mendelegasikan dan meninjau pekerjaan proyek yang sedang berjalan. Tugas pihak accountable adalah memastikan bagian responsible mengetahui harapan proyek dan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Pihak accountable biasanya mempunyai peran kepemimpinan atau manajemen.
Consulted (Dikonsultasikan): merupakan orang yang memberikan masukan dan umpan balik mengenai pekerjaan dalam suatu proyek. Dimana dalam hal ini, pihak responsible wajib berkonsultasi dengan pihak consulted sebelum memulai proyek dan dalam mengambil keputusan besar. Pihak consulted mempunyai kepentingan terhadap hasil proyek karena hal tersebut dapat mempengaruhi pekerjaan mereka saat ini atau di masa depan. Pihak ini biasanya terisi oleh peran pemangku kepentingan atau stakeholders.
Informed (Diinformasikan): merupakan orang yang perlu mengetahui kemajuan suatu proyek tetapi tidak mengonsultasikan atau terbebani dengan rincian setiap tugas, karena setiap keputusan dapat mempengaruhi pekerjaan walau mereka bukan pengambil keputusan dalam proses tersebut. Pihak yang mendapat informasi biasanya berada di luar tim proyek dan seringkali berada di departemen yang berbeda.
Kapan Kamu Harus Menggunakan Matriks RACI?
Matriks RACI berguna untuk hampir semua proyek pekerjaan. Mari kita ambil contoh sederhana. Yang bertanggungjawab atau responsible untuk membuat artikel adalah Penulis, sementara Editor bertanggungjawab untuk menugaskan dan meninjau pekerjaan penulis. Di luar lingkup penulisan, mungkin Editor telah berkonsultasi dan memberikan informasi kepada orang lain di sekitar seperti Senior Editor.
Bagaimana Cara Menggunakan RACI?
Untuk membuat matriks RACI, mulailah dengan membuat daftar semua tugas proyek di kolom sebelah kiri dan pihak yang terlibat di baris atas. Masukkan R, A, C atau I sesuai dengan tingkat keterlibatan masing-masing pihak dalam tugas yang berjalan. Contohnya dalam gambar di atas, proyek terbagi menjadi 2 fase yakni fase riset (research) dan struktur (structure).
Dalam tahapan pertama di fase 1 — econometric model atau model ekonometrik — Analis Senior (Senior Analyst) bertanggungjawab untuk melakukan pekerjaan tersebut. Sementara, SVP Finance juga bertanggung jawab untuk meninjau dan memastikan tugas tersebut berjalan dengan lancar.
Dalam tahap ini, Analis Senior menginformasikan kemajuan proyek kepada Manajemen Proyek (Project Manager), Kepala Bagian Desain (Head of Design), Direktur Penjualan (Sales Director), dan ke Manajemen Senior (Senior Management). Analis Senior akan mengonsultasikan dengan Pimpinan SEO (SEO Lead) untuk mendapat umpan balik dan masukan terhadap tugas.
Nah bagaimana, apakah sekarang sudah mulai memahami tentang matriks RACI? Matriks RACI juga memungkinkan untuk melihat berapa banyak tugas yang menjadi tanggung jawab seseorang dalam jangka waktu tertentu sehingga jika orang tersebut mendapat terlalu banyak tanggung jawab, tim dapat membantu mendistribusikan pekerjaan secara merata untuk menghindari kewalahan. Yuk mulai implementasikan teknik ini!
