Meskipun sering disamakan, ada beberapa hal yang membedakan sekretaris dan personal assistant. Berbedanya tidak hanya pada tugas atau tanggung jawab yang dimiliki masing-masing.
Anda ingin tahu apa yang membedakan personal assistant dari sekretaris? Simak informasinya di bawah ini!
1. Ruang lingkup kerja
Ini adalah perbedaan utama antara pekerjaan sekretaris dan asisten pribadi. Sekretaris biasanya mengurus semua kegiatan administratif untuk seorang individu, tetapi beberapa sekretaris bekerja untuk tim atau departemen.
Secara umum, sekretaris bertugas mengurus semua kegiatan administratif untuk seorang individu. Namun, ada juga yang bekerja untuk sebuah tim atau departemen.
Dilansir Indeed, tugas administratif yang dimaksud misalnya:
- Menyambut pengunjung yang datang.
- Mengelola dan membalas telepon, email, memo, dan surat dari pihak dalam perusahaan maupun pihak luar.
- Menjadwalkan meeting, menyiapkan ruangan (online maupun offline), dan membuat notulen rapat.
- Mencetak, menyalin, dan mengisi dokumen-dokumen sesuai kebutuhan.
- Melakukan pembukuan secara rutin.
- Ikut turut dalam pembuatan presentasi dan laporan.
Nah, cukup berbeda dengan sekretaris, personal assistant ditugaskan untuk membantu kehidupan profesional atau pribadi sehari-hari atasannya.
Dengan bantuan ini, atasannya tersebut dapat fokus pada tugas tingkat tinggi. Maka dari itu, tak jarang personal assistant bekerja untuk petinggi perusahaan seperti CEO.
Dalam kesehariannya, personal assistant biasanya memiliki beberapa tugas seperti:
- Memantau email atasan mengenai pelaporan dan memberikan respon jika diperlukan.
- Berkomunikasi via telepon atau email atas nama atasan.
- Mengatur perjalanan dan rencana perjalanan atasan.
- Mengorganisir dan merencanakan pertemuan atas nama atasan.
- Melakukan atau menyiapkan berkas apa pun yang mungkin diperlukan oleh atasan.
2. Kualifikasi pekerjaan
Adapun perbedaan lain antara sekretaris dan personal assistant seperti pada kualifikasi pekerjaannya.
Secara umum, tidak ada minimal kualifikasi pendidikan untuk seorang personal assistant, tetapi memiliki latar belakang di bidang bisnis dan administrasi akan lebih baik.
Pasalnya, pekerjaan ini biasanya lebih mementingkan skill seseorang ketimbang pendidikannya ujar Liveabout.
Dalam konteks sekretaris, biasanya rekruter akan mencari orang yang lulus dari bidang administrasi bisnis atau perkantoran.
Walaupun begitu, banyak juga yang mencari sekretaris yang berpengalaman di bidang serupa.
Misalnya, seperti pernah menjadi front desk, customer service, staf admin, dan lainnya.
3. Kemampuan yang dibutuhkan
Climb The Ladder menyatakan bahwa personal assistant dan sekretaris memiliki tanggung jawab utama untuk mengelola operasi. Dengan demikian, mereka membutuhkan kemampuan organisasi yang kuat dan manajemen waktu.
Namun, ada perbedaan di antara keduanya, yaitu kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain dan berkomunikasi.
Seorang personal assistant harus memiliki kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain, termasuk klien, pelanggan, dan rekan bisnis yang memiliki tingkat pekerjaan yang sama dengan atasannya.
Selain itu, mereka harus memiliki kemampuan untuk mengelola data sensitif yang harus dijaga kerahasiaannya.
Sekretaris mungkin tidak banyak berinteraksi dengan publik, tetapi mereka harus berkomunikasi dengan baik dengan atasan dan karyawan lain di perusahaan yang sama.
4. Jam kerja
Jam kerja personal assistant sangat fleksibel karena sesuai tugasnya, ia harus membantu atasannya hingga ke hal-hal pribadi juga.
Akibatnya, ia harus bisa siap sedia selama hingga 24 jam untuk mengantisipasi dipanggil oleh atasannya.
Di sisi lain, seorang sekretaris bekerja mengikuti jam kantor layaknya karyawan biasanya, yaitu 8 jam kerja setiap hari selama 5 hari.
Secara beban kerjanya pun, ia hanya bertanggung jawab atas hal-hal administratif yang diperlukan atasan, tim atau departemennya.
5. Lingkungan Kerja
Ternyata lingkungan kerja sekretaris dan asisten pribadi sangat berbeda.
Seperti yang dijelaskan sebelumnya, sekretaris biasanya hadir di kantor pada jam kerja perusahaan.
Selain itu, ia berfungsi sebagai perpanjangan tangan atasan atau departemennya dalam berkomunikasi dengan orang lain. Akibatnya, ia harus tampil dengan gaya profesional di tempat kerja.
Namun, staf asisten dapat bekerja di tempat yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan klien atau atasan mereka.
Mereka memiliki kemampuan untuk bekerja di kantor setiap hari dan juga dapat melakukan perjalanan bisnis ke luar kota bersama atasannya.
Namun, jadwal kerjanya mungkin berbeda setiap hari.
Itulah beberapa perbedaan antara asisten pribadi dan sekretaris. Semoga membantu!
